Yhdistyksen nimi on Pohjois-Karjalan puutarhayhdistys ja sen kotipaikka on Joensuu ja toiminta-alueena Pohjois-Karjalan lääni. Yhdistys kuuluu jäsenenä Puutarhaliitto – Trädgårdsförbundet ry:een.

Yhdistyksen toiminnan tarkoituksena on puutarhakulttuurin vaaliminen, puutarhatuotannon edistäminen ja alan tietouden lisääminen.

Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan harjoittamalla yhdistyksen omiin jäseniin kohdistuvaa ja myöskin ulospäin suuntautuvaa tiedotus- ja valistustoimintaa järjestämällä kokouksia, esitelmätilaisuuksia, kursseja, näyttelyjä ja muita tilaisuuksia.

Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat tulla henkilöt, jotka haluavat edistää yhdistyksen tavoitteita. Yhdistyksen kannatusjäseniksi voivat tulla puutarha-alan yritykset ja muut oikeushenkilöt. Kannatusjäsen ei ole äänioikeutettu yhdistyksen kokouksissa. Yhdistyksen kunniajäseneksi voidaan vuosikokouksen tekemällä päätöksellä kutsua yhdistyksen toimintaa ansiokkaasti edistäneitä henkilöitä.

Yhdistyksen varsinaiset jäsenet sekä kannatusjäsenet suorittavat yhdistykselle jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää yhdistyksen vuosikokous.

Yhdistyksen asioita ja omaisuutta hoitaa johtokunta, johon kuuluu vuosikokouksen vuosittain valitsema puheenjohtaja ja neljä varsinaista sekä kaksi varajäsentä, jotka valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan ja joista puolet vuosittain eroaa. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin ja ottaa taloudenhoitajan, joka voi olla myös johtokunnan ulkopuolinen henkilö.

Johtokunnan velvollisuus on:

1. valvoa sääntöjen ja päätösten noudattamista,
2. valvoa raha-asioita, talouden ja omaisuuden hoitoa, josta se kokonaisuudessaan on vastuussa yhdistykselle,
3. valmistella yhdistyksen kokouksissa esitettäviä asioita,
4. panna vireille uusia, tarpeellisia aloitteita sekä
5. toimittaa vuosikokoukseen vuosi- ja tilikertomus kuluneelta toimintavuodelta.

Johtokunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen jos kolme jäsentä on läsnä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna.

Puheenjohtajan tehtävät:

1. kutsua tarvittaessa johtokunta kokoon,
2. toimia johtokunnan kokousten puheenjohtajana,
3. huolehtia yhdistyksen menestyksellisestä toiminnasta ja valvoa sääntöjen tarkkaa noudattamista.

Sihteerin tehtävät:

1. valmistaa kokousten pöytäkirjat ja muut asiakirjat,
2. kirjoittaa tarvittavat pöytäkirjaotteet ja toimittaa ne asianomaisille,
3. hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihto,
4. laatia vuosikertomus,
5. hoitaa yhdistyksen arkistoa.

Taloudenhoitajan tehtävät:

1. tallettaa yhdistyksen varat sekä hoitaa muu omaisuus,
2. suorittaa puheenjohtajan hyväksymät laskut,
3. laatia vuosikokoukseen kalenterivuosittain päätetyt tilit, joihin liittyvät
4. yksityiskohtaiset tulo- ja menotositteet.

Muiden kuin välttämättömien ja säännöllisten menojen suorittamisen tulee perustua johtokunnan asiasta tekemään päätökseen.

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi ja edellisen vuoden tilit on toimitettava tilintarkastajille vähintään kahta viikkoa ennen vuosikokousta.

Yhdistyksen nimen kirjoittavat johtokunnan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin kanssa.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään tammi-helmikuun aikana. Muita kokouksia pidetään, milloin johtokunta pitää sitä tarpeellisena tai vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenmäärästä sitä erityisesti ilmoitettua asiaa varten johtokunnalta kirjallisesti vaatii. Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle johtokunta vähintään 14 vuorokautta ennen kokouspäivää kiertokirjeellä tai lehti-ilmoituksella vuosikokouksen tekemän päätöksen mukaisesti.

Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa,
2. todetaan kokouksen laillisuus,
3. esitetään yhdistyksen vuosikertomus, tilit ja tilintarkastajien lausunto sekä tilinpäätös,
4. vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle,
5. päätetään jäsenmaksun suuruudesta,
6. vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio tulevalle toimintavuodelle,
7. valitaan puheenjohtaja, johtokunnan varsinaiset ja varajäsenet erovuorossa olevien tilalle sekä kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa sekä tarvittavat toimikunnat,
8. valitaan yhdistyksen edustajat puutarhaliittoon,
9. päätetään yhdistyksen kokousten koollekutsumistavasta ja tiedonantojen toimittamisesta jäsenille sääntöjen 12 §:n määräämissä rajoissa,
10. keskustellaan ja päätetään muista yhdistyksen toimintaa koskevista asioista.

Yhdistyksen kokouksissa on kaikilla jäsenillä kannatusjäseniä lukuun ottamatta äänioikeus. Kokouksissa ratkaistaan asiat avonaisella äänestyksellä yksinkertaisella äänten enemmistöllä, paitsi 15 ja 16 §:ssä mainituissa tapauksissa. Vaalit toimitetaan lippuäänestyksenä, jos joku kokouksen osanottajista niin vaatii.

Näitä sääntöjä voidaan vuosikokouksessa muuttaa, jos muutosehdotukset on kokousilmoituksessa selvästi mainittu ja ehdotusta kannattaa kolme neljäsosaa (3/4) äänestyksessä annetuista äänistä.Muutosehdotukset ja niiden perustelut on kirjallisesti esitettävä yhdistyksen johtokunnalle kuukautta ennen vuosikokousta.

Kysymys yhdistyksen purkamisesta voidaan ottaa käsiteltäväksi vain vuosikokouksessa. Jos toiminnan lopettamista kannattaa kolme neljäsosaa (3/4) annetuista äänistä, on kuukauden kuluttua pidettävä uusi kokous, jossa asia lopullisesti ratkaistaan. Jos tässäkin kokouksessa kolme neljäsosaa (3/4) annetuista äänistä kannattaa toiminnan lopettamista, on yhdistyksen toiminta lopullisesti päättynyt.

Jos yhdistys lakkaa toimimasta, on sen omaisuus, sen jälkeen, kun mahdolliset velat on suoritettu, käytettävä viimeisen kokouksen päätöksen mukaan toiminta-alueensa puutarhaviljelyn edistämiseksi.

Muilta osin noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain säännöksiä.